HRIS (Human Resources Information System)
Semakin besar sebuah Credit Union, maka semakin kompleks setiap persoalan yang dihadapi. Tidak hanya persolanan dari luar tetapi juga persoalan dari dalam. Salah satu yang menjadi persoalan utama sebuah Credit Union adalah terletak pada persoalan dalam mengelola SDM (Sumber Daya Manusia)-nya, yang terdiri dari Pengurus, Pengawas, Manajemen dan Volunteer (pendidikan, penagihan, kebersihan, keamanan, dan lain-lain).
Untuk menjawab persoalan SDM tersebut, perlu adanya sebuah sistem yang dapat mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan berbagai aspek tentang SDM. Credit Union dapat menerapkan sebuah sistem berbentuk aplikasi HRIS (Human Resources Information System) dalam mengelola manajemen SDM-nya.
Aplikasi HRIS adalah sistem informasi yang digunakan untuk mengelola data dan proses terkait sumber daya manusia dalam sebuah lembaga, tidak terkecuali pada sebuah Credit Union.
Sistem ini mengintegrasikan informasi dari berbagai fungsi SDM, seperti:
- Manajemen data karyawan: menyimpan dan mengelola data karyawan seperti nama, alamat, nomor telepon, informasi gaji, dan riwayat pekerjaan.
- Rekrutmen dan onboarding: membantu proses rekrutmen karyawan baru, mulai dari pelamar hingga karyawan yang baru diterima.
- Penggajian: menghitung dan memproses gaji karyawan, termasuk pajak dan tunjangan.
- Manajemen kinerja: melacak kinerja karyawan, memberikan umpan balik, dan menetapkan tujuan kinerja.
- Pelatihan dan pengembangan: mengelola program pelatihan dan pengembangan karyawan.
- Manajemen cuti: melacak cuti karyawan dan mengajukan permintaan cuti.
- Manajemen absensi: melacak kehadiran dan ketidakhadiran karyawan.
- Aset SDM: melacak aset SDM seperti laptop, ponsel, dan kendaraan yang digunakan oleh karyawan.
Aplikasi HRIS dapat membantu Credit Union untuk:
- Meningkatkan efisiensi: mengotomatisasi tugas-tugas SDM yang berulang, sehingga staf HR dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis.
- Meningkatkan akurasi: mengurangi kesalahan data karyawan dan memastikan bahwa informasi SDM selalu mutakhir.
- Membuat keputusan yang lebih baik: menyediakan data dan analitik yang dapat digunakan untuk membuat keputusan yang lebih baik tentang SDM.
- Meningkatkan kepatuhan: memastikan bahwa Credit Union mematuhi peraturan karyawan yang berlaku.
- Meningkatkan moral karyawan: memberikan karyawan akses ke informasi SDM mereka sendiri dan memungkinkan mereka untuk mengelola cuti dan permintaan lainnya secara online.
Jenis-jenis aplikasi HRIS
Ada dua jenis utama aplikasi HRIS:
- Aplikasi HRIS taktis: berfokus pada tugas-tugas SDM sehari-hari, seperti penggajian, manajemen absensi, dan manajemen cuti.
- Aplikasi HRIS komprehensif: mencakup semua fungsi SDM, termasuk rekrutmen, pelatihan dan pengembangan, dan manajemen kinerja.
Memilih aplikasi HRIS
Saat memilih aplikasi HRIS, Credit Union harus mempertimbangkan beberapa faktor, seperti:
- Kebutuhan lembaga: jenis fungsi SDM apa yang perlu diotomatisasi?
- Ukuran lembaga: berapa banyak karyawan yang perlu didukung aplikasi tersebut?
- Anggaran: berapa banyak yang tersedia dibelanjakan lembaga untuk aplikasi tersebut?
- Keahlian staf: apakah staf HR memiliki keahlian untuk menggunakan aplikasi tersebut?
- Fitur: fitur apa yang ditawarkan aplikasi tersebut?
- Integrasi: apakah aplikasi tersebut dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang digunakan lembaga?
- Dukungan pelanggan: seberapa baik dukungan pelanggan yang ditawarkan oleh vendor?
Credit Union harus melakukan riset terhadap aplikasi HRIS yang akan digunakan, sebelum memilih yang tepat untuk kebutuhan mereka.
Salah satu Credit Union yang telah menggunakan aplikasi HRIS adalah CU Pancur Kasih dengan Aplikasi HRIS CUPK-nya, yang efektif sejak Agustus 2023. Aplikasi HRIS CUPK ini adalah murni karya dari internal CU Pancur Kasih sendiri, yang dibuat oleh Divisi Strategi Digital dan Pengembangan Aplikasi yang berada dalam naungan Deputi Digital dan Teknologi Informasi.
Pengembangan awal dari aplikasi HRIS CUPK difokuskan untuk pengelolaan sistem informasi Manajemen Absensi (Kehadiran, Cuti, Izin, Dinas, Tugas) dan Manajemen Data Staf. Diharapkan pada tahun 2024 pengembangan aplikasi HRIS dapat mencapai aspek Manajemen Kinerja (KPI), Manajemen Administrasi, dan Manajemen Pengembangan Sumber Daya Manusia.
Aplikasi HRIS adalah alat yang berharga yang dapat membantu Credit Union untuk mengelola SDM mereka secara lebih efisien dan efektif. Dengan memilih aplikasi HRIS yang tepat, Credit Union dapat meningkatkan produktivitas, moral karyawan dan kepatuhan terhadap peraturan.
Barage CU Malangkah Repo
FJ